Prednosti i nedostaci outsourcing-a

*Pripremila: Redakcija InStore magazine* Outsourcing je uobičajena praksa koja podrazumeva da jedna kompanija odluči da određene poslovne funkcije i procese prenese na treća lica, da ih ona obavljaju umesto njih i za njih. Prednosti outsourcing-a mogu biti značajne – od uštede troškova i povećanja efikasnosti do veće konkurentske prednosti. S druge strane, gubitak kontrole nad eksternom funkcijom često predstavlja potencijalni poslovni rizik. Iz toga razloga, iako outsorcing može da donese kompanijama brojne benefite, trebalo bi uvek pažljivo da razmotre sve prednosti i nedostatke ovakvog načina rada, pre nego što odluče da ugovaraju bilo kakve aktivnosti ili poslovne operacije. **Prednosti outsourcing-a** Postoji mnogo razloga zbog kojih preduzeće može da odluči da outsorsuje određeni zadatak, posao ili proces. Na primer, neke od priznatih prednosti outsourcinga uključuju: • Poboljšan fokus na osnovne poslovne aktivnosti Outsourcing može osloboditi vaše poslovanje da se fokusira na svoje prednosti, omogućavajući vašem osoblju da se koncentriše na svoje glavne zadatke i na buduću strategiju. • Povećana efikasnost Odabir outsourcing kompanije, koja je specijalizovana za proces ili uslugu za koju želite da ona izvrši za vas, može vam pomoći da postignete produktivniju, efikasniju uslugu, često većeg kvaliteta. • Kontrolisani troškovi Uštede koje se postižu korišćenjem outsourcing kompanije mogu vam pomoći da oslobodite kapital za ulaganje u druge oblasti vašeg poslovanja. • Povećan domet Outsourcing vam može pružiti pristup mogućnostima i kapcitetima, koji vam inače nisu dostupni ili pristupačni. • Veća konkurentska prednost Outsourcing vam može pomoći da iskoristite znanje i veštine uporedo sa vašim kompletnim lancem snabdevanja. Outsourcing, takođe, može pomoći da vaše poslovanje učinite fleksibilnijim i agilnijim, sposobnim da se prilagodi promenljivim tržišnim uslovima i izazovima, uz istovremeno uštedu troškova i poboljšanje nivoa usluge. **Nedostaci outsourcing-a** Outsourcing podrazumeva predaju direktne kontrole nad poslovnom funkcijom ili procesom trećoj strani. Kao takav, dolazi sa određenim rizicima. Na primer, prilikom angažovanja spoljnih saradnika, možete imati probleme sa: • pružanje usluga – koje može zaostati u vremenu ili ispod očekivanja • poverljivost i bezbednost – što može biti ugroženo • nedostatak fleksibilnosti – ugovor bi se mogao pokazati previše rigidnim da bi se prilagodio promenama • poteškoće u upravljanju – promene u kompaniji za spoljne poslove mogu dovesti do nesuglasica • nestabilnost – outsourcing kompanija bi mogla da prestane sa radom **Eksternalizacija taktičkih nabavki i usluga podrške kategorijama** Autori su identifikovali nekoliko prednosti koje omogućavaju glavnim službenicima nabavke (CPO) da ispune ciljeve efikasnosti i efektivnosti. One se kreću od „tvrdih“ beneficija sa kvantitativnim finansijskim uštedama do „mekih“ beneficija, koje je teže izračunati, ali ipak pružaju kvalitativnu vrednost i utiču na sve ugovorene aranžmane. • Bolje iskorišćenje vremena menadžera kategorije dodavanjem resursa sa nižim troškovima Pružaoci usluga nude profile analitičara sa visokim nivoom autonomije i veština po nižoj ceni od tržišne, kako bi podržali menadžerske timove kategorije u samoj kompaniji. Ovo zatim obezbeđuje „internim“ menadžerima kategorija više propusnog opsega da povećaju upravljanu potrošnju suočavanjem sa sekundarnim ili nestrateškim kategorijama koje su obično bez nadzora i loše upravljane. Menadžeri kategorija su, takođe, efikasniji jer su podržani dodatnim resursima. Ključ za smanjenje troškova i poboljšanje efikasnosti je izbalansirana alokacija „in-house” i spoljnih aktivnosti zasnovana na složenosti i kritičnosti zadataka. Cilj je da se menadžerima kategorija da više propusnog opsega za dubinske aktivnosti upravljanja kategorijama. • Poboljšano znanje o kategorijama i pristup intelektualnoj svojini (IP) Iako menadžeri kategorija ostaju primarne kategorije stručnjaka za predmetna pitanja (SME) jer donose i poslovni kontekst klijenta, tim za podršku kategorije donosi dodatno znanje o kategorijama kroz selektivno regrutovanje i raspoređivanje analitičara na osnovu njihovog prethodnog iskustva (što je kombinacija nabavke i iskustva u menadžmentu kategorije). Dodatna znanja o kategoriji stiču se „na poslu“ i kroz obuku koju obezbeđuje dobavljač PO. Rad sa outsourcing timovima za podršku nabavkama takođe donosi prednosti IP i „najbolje prakse“, jer analitičari mogu da se pridruže SME visokog profila i IP zasnovanim na najboljim praksama drugih klijenata. • Povećana fleksibilnost i smanjeni troškovi upravljanja timom Troškovima regrutovanja, obuke i razvoja karijere outsorsovanih timova upravljaju dobavljači porudžbine. Aktivnosti upravljanja znanjem više se ne oslanjaju na pojedince, već na organizaciju i ostaju dosledne tokom odlaska zaposlenih i organizacionih promena. Odeljenja za nabavke, takođe, imaju koristi od bolje odgovornosti i fleksibilnosti za usluge i rezultate, pošto su usluge spoljnih saradnika definisane na osnovu sporazuma o nivou usluge (SLA) i ključnih pokazatelja učinka (KPI). Struktura varijabilnih troškova takve usluge je, takođe, prednost jer se resursi mogu prilagoditi (gore ili dole) kako bi odražavali promenljive poslovne potrebe. Imati spoljne timove za podršku je prednost za brojne kompanije. **Koji su izazovi i kako ih prevazići?** Razni autori su implementirali offshore taktičke nabavke i timove za podršku kategorijama u nizu industrija (uključujući finansijske usluge, telekomunikacije, maloprodaju…). Ova iskustva su im pomogla da identifikuju sledeće ključne izazove i preporuče strategije ublažavanja. • Dugo vreme za implementaciju U slučaju namenskih resursa, vreme implementacije varira između tri do šest meseci, u zavisnosti od veličine i prirode operacija koje treba da se outsorsuju. Uključuje vremenske rokove za definisanje pružanja usluge, regrutovanje i/ili premeštaj iz drugih timova, obuku i pripremu za puštanje usluge u život. Preporučena strategija ublažavanja: Započnite što je pre moguće regrutovanje tima jer je ova aktivnost najčešće na kritičnom putu. Paralelno, koristite kombinovani tim koji se sastoji od vaših resurse i od autsorsovanih zaposlenih sa drugih naloga, da biste u osnovni tim ubacili iskusne profesionalce. • Nedostatak procene spremnosti Da bi se izgradio tim koji radi, uloge, odgovornosti, zahtevi i očekivanja moraju biti jasno dokumentovani i potpisani od obe strane. Operativni model pojašnjava niz kritičnih procesa, uključujući, ali ne ograničavajući se na komunikaciju, utvrđivanje obima novih zahteva, kontrolu kvaliteta i eskalaciju problema. Veoma je važno proceniti spremnost angažovanog tima i testirati sve procese pre puštanja usluge u rad. **Preporučena strategija ublažavanja: Imajte snažan operativni model i uradite procenu spremnosti sa višim stejkholderima.** • Omogućavanje efektivne komunikacije Rad sa outsourcing timovima, koji ponekad rade u različitim vremenskim zonama, može biti izazovan. Komunikacioni procesi i kanali su najvažniji, kako bi se osiguralo da timovi za upravljanje kategorijama i podrška rade efikasno zajedno. Preporučena strategija ublažavanja: Implementirajte komunikacione alate koji olakšavaju efikasnu komunikaciju (cčetove, videokonferencije). Zaposlite analitičare sa odličnim komunikacijskim veštinama i opremite ih za rad u virtuelnim timovima, kako bi se poboljšala komunikaciju sa menadžerima kategorije. • Kulturološka neusklađenost i nedostatak prihvatanja Rad sa outsourcing timom zahteva posebnu pažnju na kulturološke razlike i kulturnu usklađenost između pojedinaca i organizacije. Spoljni tim, takođe, zaposleni u kompaniji mogu posmatrati kao pretnju. Preporučena strategija ublažavanja uticaja: Upravljanje promenama, snažno vođstvo, podrška rukovodilaca i stalno upravljanje su ključni faktori prihvatanja. Kulturne razlike se mogu prevazići usklađivanjem poslovne i korporativne kulture, kao i regrutacijom, aktivnostima izgradnje tima, uvođenjem sastnaka licem u lice i putovanjem analitičara i menadžera kategorija u oba smera. **Zaključak** Outsourcing kompanije, odnosno spoljni dobavljači usluga, pa tako i usluga u upravljanju kategorijama, odgovaraju na potražnju tržišta za većom efikasnošću i efektivnošću. Outsourcing taktičkih nabavki i usluga podrške kategorijama je strategija koju primenjuje sve više kompanija.