Efikasno upravljanje događajem i krizne situacije

***Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications*** ***![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/predavanje-freepik.jpg)*** U drugoj fazi ulazimo u samo polje događaja, kada događaj krene da se realizuje. Na koji način pratimo agendu, kako koordiniramo ljudima i aktivnostima? Kako izgleda komunikacija u ovoj fazi i zašto se ovom prilikom osvrćemo i na temu upravljanja kriznom situacijom? Druga faza. Došli ste do trenutka za koji ste se pripremali. Jeste li spremni? Nikada u potpunosti, i uvek je moglo još malo vremena da bude na raspolaganju za pripremu, zar ne? Hajde da vidimo šta znači u stvari event management i koliko ste spremni da upravljate vašim događajem? **Check lista.** Da li je sve provereno na vašoj check listi? Prošli ste više puta i ona vam je potvrda da je sve u redu i da će biti kako ste planirali. **Ništa ne prepuštate slučaju– sve proveriti sa svima i pravilo “3 iteracije“**. Da li ste imali poslednje provere sa svima? Razgovarali sa svima i poslednju od tri iteracije uspešno zatvorili dan pre događaja? **Svima je sve jasno.** Iz razgovora sa saradnicima i koordinatorima potvrdili ste da je svima sve 200% jasno. **Imate potpisane ugovore, saglasnosti i druge dokumente.** Pravno-formalno su svi uslovi ispunjeni, svi ugovori, saglasnosti, potvrde potpisani ili je sve pripremljeno da se potpišu na dan događaja (ukoliko je protokolom tako predviđeno). **Pravilo bezbednosti.** Sve je pripremljeno i provereno, registracija i evidencija, prošli ste puteve evakuacije sa timom (imali probu), imate osobe iz obezbeđenja na pozicijama gde je to potrebno i jasne protokole. **Pravilo osećaja dobrodošlice i pripadnosti događaju.** Ono sa čim treba da uđete u upravljanje događajem jeste osećaj dobrodošlice svakoga ko se nađe na događaju, kroz aktivnosti, a onda i osećaj, da je baš na pravom mestu i da pripada tom događaju. Ovo je ono na šta se podešavate dok se sve priprema, kada počinje, dok traje. Organizovanje događaja i upravljanje njime je uvek **timski rad**. Ne zaboravite to, koliko god da ste jedna osoba, ipak uvek imate neke (spoljne) saradnike. Ne zaboravite da je uvažavanje uz otvorenu komunikaciju ključ uspeha vašeg tima. U ovom slučaju, vaš zadatak je da upravljate ljudima, a preko njih različitim segmentima događaja. Na koji način to radite? Potrebno je da postoje jasni kanali i alati komunikacije, unapred definisani. Upravo iz ovog razloga je važna priprema i dobra komunikacija u fazi pripreme. Jer ukoliko ste tada već sve pripremili, vaši ljudi znaju šta tačno treba svi da radite. Vi ste vašu koordinaciju završili još u fazi pripreme i svako odlično zna svoje zadatke. Na događaju samo se informišete međusobno o statusu određenog segmenta događaja. **Nepredviđene situacije** zahtevaju da su odgovornosti definisane ranije i da vi kao koordinatori događaja budete svesni vaše uloge u procesu. Potrebno je da budete spremni na jednu vrstu fleksibilnosti i prilagođavanju nepredviđenim situacijama. Odnosno, da znate na koji način koordinirate ljudima i samim događajem u tim situacijama. Kao što znate, dobra **proba** zlata vredi – prošli ste već sve segmente događaja. Sve što možete prođite ranije, a ono što ne možete zbog objektivnih okolnosti neka bude u onih 0,001%. Ovo je jedinstvena prilika da vidite na vreme šta može drugačije, šta može bolje, bez čega se možda može, a šta je potrebno dodati. Sa probom, uz princip „2 male, 1 generalna“, vi ste sigurni i spremni ulazite u vaš događaj. To vama donosi dobar osećaj i uživanje u onome što imate da poklonite vašoj publici. ![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/sastanaka-kolege-freepik.jpg) Ukoliko ipak dođe do nepredviđenih okolnosti, bitno je da imate neku strukturu i standarde ispod kojih se ne ide bez obzira na konkretnu situaciju: 1\. **Bezbednost** svih aktera događaja – Ovo je uslov nad uslovima, bezbednost svih je na prvom mestu. Ukoliko dođe do situacija kada morate da menjate nešto, imajte na umu ovu stavku kao prvu, a to je da su svi bezbedni i da se osećaju bezbedno. 2\. **Osećaj poštovanja** onih zbog kojih događaj pravite – Nikada ne menjajte nešto u okviru događaja na uštrb osećaja poštovanja prema vašoj ciljnoj javnosti. Transparentna i iskrena komunikacija je prvi uslov da se svako oseti poštovanim, a onda bi trebalo da uslede i postupci koji to podržavaju. 3\. **Stabilnost i fokus na rešenje** (“bez panike“) – Ne upadajte u paniku. Imate vaš tim, okupite se i razmotrite eventualna rešenja. Kao koordinator, na vama je da čujete sva mišljenja, kao i da preuzmete odgovornost i donesete konačnu odluku. 4\. **Zabavite se** – I ovo je najvažnija stvar, jer kada je sve pripremljeno, vi zaista možete da uživate u onome što ste kreirali i čijem nastanku ste doprineli. Zabavite se, i u isto vreme pokažite profesionalizam i pripremljenost. Kada je sve na vreme pripremljeno i svi aspekti organizovani, vaše je pravo i da uživate u vašem postignuću. Na taj način ćete više poštovati sebe, vaš tim, vaše saradnike i bićete zaista neko ko voli posao kojim se bavi. **Krizna komunikacija tokom realizacije događaja** Kao što smo videli još u prvoj, pre-event fazi radili ste na pripremi PR plana. Tada je upravo bio trenutak da prođete i pripremite moguće scenarije i za potencijalnu kriznu komunikaciju tokom događaja. ![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/kriza-freepik.jpg) **Protokol postupanja** – Bez obzira na to da li već u okviru vaše organizacije imate plan odnosno strategiju krizne komunikacije, određeni koraci su isti i oni podrazumevaju sledeće: · Postoji **plan krizne komunikacije**, koji je operativan, jasan i update-ovan. · Imate jasno definisan tim koji će istupati u kriznoj situaciji (to treba da su ljudi koji operativno mogu da obavljaju svoje funkcije i koji su dobro upoznati sa celokupnim događajem ili vašom organizacijom, najčešće je to direktor organizacije ili njen zvanični portparol). Jasno je definisano **ko jeodgovorna osoba** koja komunicira ka javnostima – i eksternim i internim. · Postoji **osoba u timu** koja je odgovorna samo za komunikaciju na društvenim mrežama, jer je važno da na ta pitanja i komentare bude brzo i tačno odgovoreno. Tako da je još jedan zadatak da se informacije brzo prikupljaju i da su uvek tačne. · Priprema scenarija – **Priprema scenarija** je nešto što ste završili i prošli tokom pre-event faze. Iako možda imate tim koji se bavi komunikacijama, kao neko ko vodi projekat organizacije nekog događaja, ovo je segment u kome treba da ste sve vreme uključeni i u svaku njegovu fazu. Jer ako se nešto dogodi što dovodi do potrebe za kriznom komunikacijom, iako imate komunikacioni tim, vi zbog koordiniranja svim ostalim aspektima događaja i ljudima na samom događaju ili oko njega, treba da znate korake i šta su sve mogućnosti delovanja. · **Smirenost i transparentnost** – U situacijama krize, važno je da ostanete smireni i da sve što komunicirate bude transparentno. A da podsetim, transparentno ne znači da treba da pričate sve svima, već da obezbeđujete i komunicirate jasan kontekst za odluke koje donosite. | Mnogo više o drugoj fazi organizacije događaja možete da dobijete na Online edukaciji “Flow Event Management” . Ova edukacija se izdvaja u moru drugih jer nudi jasnu strukturu i precizne smernice. Primenljive na različite vrste događaja, informacije koje program pruža obojene su primerima iz višegodišnje prakse, sa posebnim osvrtom na skoro 10 godina iskustva organizacije događaja u korporaciji kao što je Microsoft. Ovaj program će vam pomoći da sagledate i delove i celinu jednog kompleksnog procesa, kao i da iz drugačijeg ugla pristupate segmentima događaja koji se nekada podrazumevaju. Za više informacija pišite na events@natasanikolov.com . |