Analize: Veštine za uspešno vođenje nabavke

*Autor: Antonio Zrilić* ![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/7f8ac5ec50aed98fcbc2c3008018c6c4.jpg) Većina kriza tj. recesija ima karakteristiku pada potražnje. Pad potražnje znači i pad profita uz isti nivo troškova. Stoga, jedini način da se profiti zadrže jeste smanjenje troškova uz istu ili nižu potražnju (prodaju). Međutim, u ovom trenutku, koji možemo da nazovemo i post-kovid periodom, događa se nešto novo. Umesto konsolidacije potražnje, došlo je do snažnog rasta potražnje i do istovremenog snažnog rasta cena i inflatornih pritisaka. Ova, sasvim neočekivana, situacija ponovo je gurnula profesionalce i menadžere u nabavci u prvi plan, sa sasvim novim ciljevima. Pre bi logičan cilj svake uprave bio, naravno, da se krene u „rezanje“ troškova, kako bi se zadržali profiti. Međutim, danas je cilj da se dođe do robe po bilo kojoj ceni, kako bi moglo da se nastavi sa proizvodnjom i isporukom kupcu, a u tome najveću ulogu igraju ponovo profesionalci u nabavci. Rukovodilac nabavke jednog klijenta mi je nedavno poverila kako se sa nostalgijom seća dana kada je poslala narudžbinu, dobila potvrdu narudžbine i nakon nekog vremena bila sigurna da će roba da stigne u skladište. Danas, srećna je kada dobije bilo kakvu povratnu informaciju, i čak i kada dobije potvrdu, nije sigurna da će roba i da stigne. Pred timovima u nabavci se, dakle, i u kriznim vremenima, kao i u vreme poleta, nalaze sve veći izazovi s kojima moraju da se uhvate u koštac svakog dana. Za te izazove, timovi za nabavku moraju da vladaju tvrdim veštinama, kao što su veština selekcije, ocenjivanja i upravljanja dobavljačima, forecastingom i poslovnim planiranjem, upravljanjem zalihama, pronalaženjem ušteda, kao i pregovaranjem. Međutim, za uspešno vođenje nabavke nisu dovoljne samo ove hard veštine već ih treba dopunjavati sa nešto mekanijim, kao što su veštine proaktivnosti i strateškog razmišljanja, određivanje pravih ciljeva i strategija u nabavci, određivanje prioriteta, kao i delegiranje i komunikacija. Sve ove veštine će da im omoguće da ispune očekivanja koja su stavljena pred njih. **Proaktivnost u nabavci** Važna odlika uspešnih menadžera nabavke je da se ne prepuštaju bujici koja ih nosi gde hoće i poslovnim prilikama da se događaju, već sami žele da utiču na ono što će da se dogodi. Da bi znali u svakom trenutku šta želimo i kuda idemo, moramo da imamo čvrst oslonac i jasnu viziju. Pro-aktivne ljude pokreću vrednosti, i ako imaju postavljen čvrst sistem osnovnih vrednosti, onda je lako u svakom trenutku odgovoriti na pitanje U kojem pravcu sada krenuti ili Šta je bolje za mene i moje preduzeće? Mnoge kompanije i menadžeri ne samo da ne podstiču pro-aktivnost nego je i sprečavaju izrazima Radi samo ono što ti se kaže i sl. Zapravo, zaboravljamo da je u ljudskoj prirodi da budemo pro-aktivni, jer inače ne bismo naselili i prilagodili Zemlju na način kako smo to učinili. Tužno je da se pro-aktivnosti i preduzetništvu unutar kompanija ispreči ego nekog nezrelog menadžera, koji misli da će nečija inicijativa da potkopa njegov/njen autoritet. Biti pro-aktivan znači preuzeti odgovornost za dešavanja oko sebe (pro-aktivni ljudi su odgovorni – sposobni da daju odgovor), a da bi se od nekog tražila odgovornost treba mu dati i ovlašćenjai. Možda se i u tom delu krije razlog zašto se pro-aktivnost ne podstiče. U nedostatku pro-aktivnosti tu je njegova stalni pratilac – reaktivnost. Reaktivne osobe čekaju da se nešto dogodi, da bi potom reagovale na to. U teoriji upravljanja vremenom, prema čuvenoj Eisenhowerovoj matrici hitno-važno, to bi značilo da uvek radimo stvari koje su hitne i važne, odnosno da stalno gasimo požare. Neki se hvale sa tim, a neki rezignirano odgovore da oni nisu gospodari svog vremena. Jedan direktor nabavke je bio poznat po tome da je išao hodnikom i škljocao kemijskom olovkom i zavirivao po kancelarijama da pronađe neki problem, pa da ga rešava. Svi su tada, kada bi čuli škljocanje olovke, odmah buljili u ekrane, pisali ili čitali ili nešto drugo „pametno radili“ – samo da im on ne dođe da „rešava probleme“. Suprotno tome, kada pro-aktivno radimo stvari koje su važne, ali još nisu hitne, mi preventivno rešavamo stvari da ne postanu hitne. Osnovni cilj je da nabavka bude nevidljiva jer onda znači da nema problema, a to znači da se oni rešavaju pre nego što to postanu. To, opet, znači da treba da ima i određena ovlašćenja, kako bi mogla da odradi stvari koje nisu hitne, ali su bitne. **Nabava kao Pepeljuga** Kada nekome na lep način želite da kažete da je manje važan, onda to zovemo podrškom. Tako je i funkcija nabavke dugo smatrana samo kao podrška ili Pepeljuga – a ne kao poslovna funkcija. Kroz svoju evoluciju, funkcija nabavke je prolazila kroz mnoge faze na svojoj transformaciji iz Pepeljuge u Princezu – od faze Ne smetaj poslu, preko Prati najbolju svetsku praksu, pa do Podržavaj posao i Nabavka je konkurentska prednost. Međutim, globalizacija i dolazak raznih kriza i recesija, promenili su način gledanja na nabavku kao funkciju. Vrlo jednostavna kalkulacija može dokazati da se uštedom od svega desetak posto na troškovima nabavke (koji u zavisnosti od industrije mogu da budu između 60% i 90% ukupnih prihoda), profitabilnost može da poveća i za 50%. Za isto takvo povećanje profitabilnosti povećanjem prodaje, bilo bi nam potrebno pedesetprocento povećanje prodaje, a to je vrlo izazovan (da ne kažemo nemoguć) zadatak. Iz svih ovih razloga i top menadžment sada otkriva novu poziciju nabavke, kao bogate udavače – Princeze. Jedno istraživanje konsultantske kuće A.T. Kearney o izvrsnosti u nabavci, pokazalo je da vodeće kompanije čine 73% aktivnosti koje su strateške, a ostatak aktivnosti odnosi se na taktičke i operativne. Kod kompanija sledbenika ili ispodprosečnih kompanija, koje su učestvovale u istraživanju, samo 49% aktivnosti su bile strateške. Vodeće kompanije su odavno shvatile da veće uštede u nabavci mogu da se postignu kroz strateške aktivnosti koje obuhvataju širi pogled na stvari i gledaju na dobavljača kao na partnera, nego kroz iscrpljujuće pregovaranje i cenkanje za svaki evro. Još je drevni Sun Tzu u Umeću ratovanja napisao: Ključ pobede nije da se porazi neprijatelj, već da se pobedi njegova strategija..." **Strategije u nabavci** Aktivnosti u nabavci mogu da se podele na operativne, taktičke i strateške, a to su ujedno i faze razvoja nabavke kroz istoriju. Tako, prvu fazu u ciklusu nabavke čine i veštine pregovaranja o cenama i razvoja profesionalnih nabavljača. To su obično aktivnosti: * Analiza tržišta * Pregovaranje * Tender procesi * Smanjenje troškova materijala * Smanjenje zaliha - Druga faza faza je ukrupnjavanje volumena i centralizacije nabavke i čine je aktivnosti kao što su: * Konsolidacija volumena * Upravljanje ugovorima * Konsolidacija proizvoda i dobavljača * Smanjenje ukupnih troškova nabavke * Projekti standardizacije - Treća faza je redefinisanje odnosa s dobavljačima kao partnerima, stalne organizacijske promene i projekti u nabavci. Radi se o aktivnostima kao što su: * Segmentacija tržišta nabavke * Upravljanje finansijskim rizicima * Korišćenje inovacija * Saradnja s dobavljačima * Upravljanje promenama Prema mom istraživanju, među klijentima i kompanijama u regionu vidljiv je disbalans između onoga što je proklamovano i stvarnosti. Naime, nominalno se svi vide u fazi tri razvoja nabavke, ali aktivnosti koje im čine 90% su u skladu sa prvom fazom razvoja (Analiza tržišta, pregovaranje, smanjenje troškova i zaliha). Ono što treba napomenuti je da moderna nabavka treba da izvrši segmentaciju izvora nabavke i da pametno dizajnira strategije prema važnosti, uticaju na rezultate, kompleksnosti i riziku. I o tome, kao i o ostalim veštinama vezanim za strategije u nabavci, biće reči u narednim tekstovima.