U poslovnom i compliance okruženju, ispravan rad ne znači samo „uraditi posao“, već uraditi ga na način koji je:
• zakonit – u skladu sa važećim propisima;
• etičan – u skladu sa vrednostima organizacije;
• odgovoran – uz preuzimanje odgovornosti za odluke i posledice;
• transparentan – bez prikrivanja informacija ili zaobilaženja procedura;
• savesan i stručan – uz primenu potrebnog znanja i pažnje.
Drugim rečima, ispravan rad je donošenje i sprovođenje odluka koje su ne samo dozvoljene, već i ispravne sa stanovišta integriteta organizacije. Većina kompanija želi upravo zaposlene koji rade ispravno. Međutim, „raditi ispravnu stvar“ nije osobina koju ljudi automatski donose sa sobom na posao. To je rezultat kulture koju organizacija svakodnevno gradi. Problem je što mnoge kompanije polaze od pogrešne pretpostavke: da će donošenje pravilnika, kodeksa ponašanja ili nekoliko obuka godišnje biti dovoljno. Ipak, to nije slučaj…Zaposleni ne oblikuju svoje ponašanje na osnovu onoga što piše u dokumentima. Oni ga oblikuju na osnovu onoga - što vide oko sebe.
Da li menadžeri poštuju ista pravila kao i ostatak tima? Da li se neetično ponašanje toleriše kada dolazi od „važnih“ ljudi? Da li zaposleni mogu bez straha da postave pitanje ili prijave problem?
Odgovori na ova pitanja oblikuju organizacionu kulturu znatno više nego bilo koji pravilnik, procedura ili kodeks ponašanja. Ako želite da ljudi rade ispravnu stvar, počnite tako što ćete im omogućiti da to urade. Pravila treba da budu jasna, jednostavna i primenljiva u svakodnevnom radu. Očekivanja moraju biti razumljiva. Kada zaposleni nisu sigurni šta je ispravno, treba da znaju kome da se obrate i da dobiju podršku, a ne kritiku. Jednako važno, organizacija mora da nagradi način rada (How), a ne samo rezultate (What). Kada zaposleni vide da su poštovanje pravila, odgovornost i etičko ponašanje vrednosti koje se zaista cene, mnogo je veća izvesnost da će ih i sami usvojiti. Najzad, lideri imaju presudnu ulogu. Ljudi mnogo pažljivije prate postupke rukovodilaca nego njihove poruke. Lider koji svojim primerom pokazuje odgovornost, transparentnost i doslednost postavlja standard za celu organizaciju.
Takva kultura usklađenog i ispravnog rada ne nastaje preko noći. Ona se gradi svakom odlukom, svakim razgovorom i svakim primerom koji organizacija šalje svojim ljudima. Ljudi svakodnevno donose stotine odluka pod pritiskom rokova, poslovnih ciljeva i očekivanja tržišta. U takvom okruženju nije dovoljno zaposlenima reći da rade „ispravnu stvar“. Potrebno je jasno definisati šta to znači i kako se to primenjuje u praksi. Zato, ako želite da zaposleni rade „ispravnu stvar“, nemojte prvo pitati šta treba da promene oni. Pitajte šta treba da promeni organizacija kako bi im ispravno ponašanje bilo najlakši i najprirodniji izbor.
Najzreliji poslovni sistemi - ne ocenjuju se po broju politika koje su napisane, već po tome u kojoj meri utiču na ponašanje ljudi i kvalitet poslovnih odluka.
Za to je potrebno izgraditi sistem. Takav sistem počinje razumevanjem rizika, nastavlja se kroz jasna pravila, vidljivu podršku lidera, edukaciju i otvorenu komunikaciju, a svoju vrednost dokazuje kroz merenje rezultata i kontinuirano unapređenje. To nije administrativna obaveza niti skup politika koje se koriste samo tokom revizija ili regulatornih kontrola. Njegov cilj je da pomogne ljudima da prepoznaju rizike, razumeju očekivanja i donose ispravne odluke u svakodnevnom radu. Takav sistem se u praksi najčešće naziva Compliance program, iako njegova suština ne zavisi od formalnog naziva već od postojanja i dosledne primene ključnih elemenata sistema usklađenosti u korporativnom upravljanju, koji obično prolazi kroz nekoliko ključnih faza:
1. Razumevanje rizika
Svaki efektivan Compliance program počinje procenom rizika. Koji su regulatorni, etički i poslovni rizici najznačajniji za kompaniju? Gde postoje najveće izloženosti? U kojim procesima i funkcijama je najveća verovatnoća da može doći do kršenja propisa ili internih pravila? Bez odgovora na ova pitanja, organizacije često ulažu resurse u oblasti koje nisu prioritet.
2. Definisanje okvira i očekivanja
Nakon identifikacije rizika potrebno je uspostaviti jasna pravila igre. To podrazumeva definisanje kodeksa ponašanja, ključnih politika i procedura, odgovornosti rukovodilaca i zaposlenih, kao i standarda koje organizacija očekuje od svakoga. Cilj nije kreiranje velikog broja dokumenata, već stvaranje jasnih i razumljivih smernica za donošenje odluka.
3. Uključivanje lidera
Ni najbolji program neće zaživeti bez podrške poslovnog rukovodstva. Zaposleni mnogo pažljivije posmatraju ponašanje lidera nego sadržaj politika. Kada rukovodstvo dosledno pokazuje da su integritet, transparentnost i odgovornost jednako važni kao i poslovni rezultati, Compliance postaje deo organizacione kulture.
4. Edukacija i komunikacija
Pravila imaju vrednost samo ako ih ljudi razumeju. Zato je neophodno kontinuirano komunicirati očekivanja i organizovati praktične obuke koje zaposlenima pomažu da prepoznaju rizične situacije i pravilno reaguju. Najbolje obuke ne fokusiraju se na propise, već na stvarne poslovne dileme sa kojima se zaposleni susreću.
5. Kanali za pitanja i prijavljivanje
Zaposleni moraju imati mogućnost da zatraže savet ili prijave potencijalni problem bez straha od odmazde. Kultura poverenja se ne gradi time što organizacija govori da su vrata otvorena. Gradi se time što zaposleni vide da se pitanja podstiču, a prijavljeni problemi rešavaju ozbiljno i profesionalno.
6. Monitoring i kontinuirano unapređenje
Compliance program nije projekat sa krajnjim datumom završetka. Propisi se menjaju, poslovanje se razvija, a novi rizici se pojavljuju. Zato program mora da se periodično preispituje, meri njegova efikasnost i prilagođava novim okolnostima. Najuspešnije organizacije ne posmatraju Compliance kao kontrolnu funkciju. One ga vide kao alat za donošenje boljih poslovnih odluka, očuvanje reputacije i jačanje poverenja svih zainteresovanih strana.
7. Merenje efikasnosti programa
Ono što se ne meri, teško se može unaprediti. Zato bih dodala još jednu, često zanemarenu fazu - merenje efikasnosti. Po tome znamo – da li program funkcioniše. Mnoge organizacije mere samo aktivnosti, a ne rezultate. Broj održanih obuka, usvojenih procedura ili potpisanih izjava o usklađenosti može biti koristan podatak, ali ne govori mnogo o tome da li je kultura zaista promenjena.
Pravo pitanje nije: Koliko smo aktivnosti sproveli?. Već: Da li zaposleni bolje prepoznaju rizike i donose kvalitetnije odluke?
Zato efikasan program izgradnje sistema usklađenog i ispravnog načina rada oličenog u Compliance programu - uključuje jasno definisane pokazatelje uspeha, kao što su:
procenat zaposlenih koji su završili obuke i razumeli ključne rizike,
broj postavljenih pitanja kroz kanale za dojavu nepravilnosti (otvorene linije, kutije za poruke, direktan kontakt sa kolegama zaduženim za prijem prijava,
broj prijavljenih slučajeva i trendovi njihovog rešavanja,
rezultati internih kontrola i revizija,
nivo svesti zaposlenih o etičkim i regulatornim zahtevima,
vreme potrebno za rešavanje prijavljenih problema, sporova i primedbi, kao i složenost tih postupaka,
procena kulture integriteta kroz ankete i intervjue sa zaposlenima
Paradoksalno, povećanje broja pitanja ili prijava često nije znak da program ne funkcioniše. Naprotiv, to može ukazivati da zaposleni imaju dovoljno poverenja da traže savet ili prijave problem pre nego što rizik preraste u incident.
Dakle, najzreliji poslovni sistemi - ne ocenjuju se po broju politika koje su napisane, već po tome u kojoj meri utiču na ponašanje ljudi i kvalitet poslovnih odluka. Stoga, ako želite da ljudi u vašoj kompaniji rade „ispravnu stvar“, ne počinjite od pravila. Počnite od sistema koji će im pomoći da razumeju očekivanja, prepoznaju rizike i donesu ispravne odluke. Upravo to je suština svakog uspešnog sistema, odnosno programa.
