Pet osnovnih koraka za lako planiranje događaja

***Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications*** ***![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/brainstorming-rawpixelcom-freepik.jpg)*** *Foto: rawpixel.com/Freepik* Hajde onda da krenemo redom kako bismo videli šta svaki od navedenih elemenata podrazumeva. Da se podsetimo, ono od čega uvek krećete, a deo je [Pre-event faze](https://instore.rs/sr/article/91017/kako-najbrze-da-osmislite-sadrzaj-vaseg-dogadaja), jeste definisanje ciljne grupe, cilja događaja i krovne poruke, a sve u okviru prvog elementa – **koncepta događaja**. Sledeće što nas čeka jesu **ljudi**, odnosno formiranje tima koji će događaj da organizuje. Najvažniji aspekt ovog elementa jeste ko zaista ima odgovornost upravljanja događajem? Ko je tim lider, koordinator projekta, glavni i odgovorni za pripremu, realizaciju i raspremanje čitavog događaja? Zbog čega je ovo važno? Nepostojanje jasne odgovornosti negativno utiče na čitavu organizacionu strukturu, kao i na samu organizaciju događaja. Ovo posebno može doći do izražaja u kriznim situacijama, kada nam je potrebna osoba koja će doneti konačnu odluku, “preseći” i preuzeti odgovornost. Ko čini tim za organizaciju događaja? Od koliko manjih, specijalizovannih timova se on sastoji? Ko su njihovi koordinatori, i da li oni imaju jasna očekivanja od koordinatora projekta, ili tim lidera? U kojim fazama i podfazama se određeni timovi uključuju u planiranje, organizaciju, realizaciju i raspremanje događaja? Kada je momenat kada angažujete kreativni tim, kada tim za logistiku, a kada tim za IT podršku? Kada i da li angažujete spoljne saradnike kao što su različite kreativne, PR, brending i event agencije? Na koji način sa njima komunicirate i kako ih vodite kroz proces? Ovo je posebna veština, pre svega, komunikacije i upravljanja procesom saradnje sa eksternim saradnicima. I na kraju dolazimo do – naše ciljne grupe – oni zbog kojih i za koje događaj i organizujemo, oni kojima želimo da prenesemo našu poruku. Takođe, fokus je potrebno usmeriti i na sve one koji svojim učešćem doprinose da sadržaj ima određenu vrednost i kvalitet. To mogu biti, u zavisnosti od vrste događaja – voditelji, moderatori, panelisti, predavači, govornici, izvođači, izlagači i dr. ![](https://cdn.zefir.quest/mops/5-8/sastanak-freepik.jpg) *Foto: Freepik* Na **prostor**, kao jedan od osnovnih elemenata u organizaciji događaja, treba da gledate kao još jedan medijum kojim šaljete poruku. On prvenstveno treba da komunicira vaše vrednosti i kulturu vaše organizacije. I zato je korisno da, u skladu sa tim, odgovorite na sledeća pitanja kada birate prostor: 1\. Gde je najbolje da organizujete vaš događaj na način da komunicira vaše vrednosti? 2\. Kada rezervišete prostor i kada organizujete događaj? Koliko nas prostor uslovljava? 3\. Zbog čega baš tu? 4\. Šta želite da postignete – koju poruku šalje taj prostor? 5\. Da li je potrebno brendiranje i kakvo ono treba da bude? **Vreme** ili kada je najbolje da događaj organizujete je stavka kojoj posebno treba da se posvetite, a uključuje – datum (koji se neće preklapati sa nekim drugim bitnim događajima, praznicima i sl.), vreme događaja i njegovo trajanje, u najopštijem smislu. Ukoliko uđete u detalje, videćete da je potrebno isplanirati i aktivnosti poput organizacija svih aktivnosti u pre-event fazi, zatim one koje nisu u prvom planu tokom realizacije samog događaja, kao i one koje podrazumevaju sve aktivnosti nakon događaja. Ponovo ću istaći značaj - pravovremena komunikacija ka svim akterima i učesnicima na događaju. Kada znate tačno šta je to što želite od vašeg događaja, i koga sve želite da u njemu učestvuje, onda možete da uđete u proces raspoređivanja resursa koji su vam na raspolaganju, a prvenstveno ovde mislim na organizaciju budžeta. **Budžet** uvek formirate kroz stavke koje uključuju prva četiri elementa, a onda radite fino podešavanje kroz model “must have” da bi se događaj desio, i ono što je “nice to have” – što bi bilo lepo imati kao aktivnost, brending, dodatnu aktivaciju, ali nije neophodno za samu realizaciju događaja. | Online program “Flow Event Management” je otključan i dostupan onda kada vama odgovara. Bilo da ste već iskusni profesionalac, na početku vaše karijere u oblasti komunikacija i event managementa ili želite da investirate u znanje i veštine vaših zaposlenih, ovo je sjajna prilika za vas. Za više informacija pišite na events@natasanikolov.com. | | O AUTORUNataša Nikolov je konsultant za event management, autor koncepta "Flow Communications" čiji su deo edukativni programi "Flow Event Management" i "Flow Communication". Osnivač je VFA Communications Agencije [www.natasanikolov.com]. |