Kako najbrže da osmislite sadržaj vašeg događaja?

Piše: Nataša Nikolov, konsultant za event management i osnivač VFA Communications

Foto: Freepik/rawpixel.com

Ovo je tekst o aspektu event management-a koji počinje dobro poznatim frazama „hajde da organizujemo...“, „treba da se organizuje...“, pa vi sami dopišite šta tačno... teambuilding, sastanak, konferenciju, snimanje intervjua, reklame, kompanijskog videa ili možda je u pitanju organizacija godišnjice tima, izleta, studijskog putovanja.

Često se ova, najvažnija – pripremna (pre-event) faza često, zbog hitnosti, preskoči. Ona se svede na brainstroming planiranje koje se završi na par bullet-a i često nejasno dodeljenim zadacima, ili nedovoljno precizno definisanim ulogama. I nekako ste vi i vaš tim, vaši saradnici, već u akciji priprema, a da niste prošli i jasno definisali osnovne elemente svake organizacije događaja. 

I odjednom, eto vas u stresu, panici, iscrpljenosti, nezainteresovanosti i nezadovoljstvu… U svemu tome, događaj postaje još jedan “task to be done”, i još jedan bullet point na vašoj To-do listi bez postojanja jasnog „Zašto”. 

Sveobuhvatan pristup fazi planiranja sprečava potencijalne komplikacije koje se najpre reflektuju kroz šumove u komunikaciji i probleme u nekom od narednih koraka u ovoj fazi, odnosno ostalim fazama event management-a. 

A šta je to što je potrebno prvo uraditi?

Uvek se kreće od koncepta samog događaja. Zatim se definiše sadržaj, da bi se tek onda krenulo u razradu i u skladu sa planiranim aktivnostima definišu se i raspoređuju vreme, resursi, ljudi, i organizuje komunikacija. 

Na pojam „koncept” potrebno je gledati kao na širi pojam u odnosu na „sadržaj”, i upravo će u okviru njega doći do osmišljavanja sadržaja koji će određeni događaj imati. 

S tim u vezi, u ovom koraku definisanja koncepta odgovorite jednostavno na sledeća pitanja: 
1.      Prvo – za koga organizujete ovaj događaj?
2.      Šta je to što želite da ostvarite ovim događajem?
3.      Zatim, koja je glavna poruka koju želite da prenesete publici?

Ova pitanja pomažu vam da napravite koncept vašeg događaja. Kako? Kada imate jasne odgovore za koga tačno organizujete događaj, zašto nešto organizujete, koju poruku želite da prenesete tim događajem, i to ne samo glavnim događejem već svakom fazom organizacije vašeg događaja, vi tada imate jasnoću. A samo kada je svima sve potpuno jasno, možete preduzimati konkretne akcije. I ovde najčešće nastaje glavni problem – jer, nije svima sve jasno. Razlozi mogu biti razni, a na onome ko vodi organizaciju događaja i koordinira aktivnosti, ovde je da sve potencijalne probleme ukloni. Jasnom i veštom komunikacijom.   

Sve akcije, ma koje one bile, biće efektivnije, preciznije, profesionalnije sprovedene. I onda kada dođe do eventualnih promena, momenata na događaju, koje od vas zahtevaju brzu reakciju, fleksibilnost i prilagođavanje, opet ćete znati šta je to što treba da uradite. Zašto? Zato što uvek ispred sebe imate zbog čega to radite, odnosno odgovore na gore-postavljena pitanja. Nećete se izgubiti u procesu. A videćete koliko to pozitivno dalje utiče na čitav proces. 

Foto: Freepik/ Drazen Zigic

Imajući u vidu kuda ste krenuli i zbog čega baš tamo, hajde da pređemo na konkretan deo koji se odnosi na
·       sadržaj,
·       aktivacije na događaju kao i 
·       posebne segmente događaja. 

Šta je to sadržaj koji vaš događaj treba da ima i kako do njega dolazite?  

Sadržaj, odnosno ono što planirate da ponudite vašoj ciljnoj grupi, krenite da kreirate od pitanja šta je vaš cilj? Šta je to što želite da ostvarite organizacijom ovog događaja?

A hajde da vidimo šta je to što može da vam uvek pomogne. 

Ono što uvek može da vam pomogne jeste brza dupla provera – matricom provere, kada ukrštate pet osnovnih elemenata organizacije svakog događaja – sadržaj, ljude, prostor, vreme i budžet. Na ovaj način, osim uvek toplo preporučene check-liste, otklanjate svaku mogućnost da nešto izostavite i zaboravite. 

U okviru ovog dela kreiranja sadržaja, razmišljajte uvek u pravcu na koje sve načine možete da kvalitativno doprinesete događaju i kako da pojačate poruku i osećaj koji treba da dođe do vaše ciljne grupe. 

Posebne aktivacije na događaju su sjajna stvar i zaista daju jedan poseban kvalitet. 

Želite da imate aktivacije na događaju? Odgovorite na sledeća pitanja: 
•        Kako želite da uključite ciljnu grupu?
•        Šta sve želite da imate na događaju – opet, setite se koji je cilj vašeg događaja?
•        Koliko poznajete ciljnu grupu?
•        Ukoliko želite nešto da organizujete kao aktivaciju – šta vam je za to potrebno (resursi)?
•        Kako organizujete vreme za tu aktivaciju?
•        Kako je komunicirate? Da li je komunicirate?

Iako neko može da ih smatra aktivacijama, ja bih ih ipak uvrstila u posebne segmente događaja. To su: dodela nagrada, sertifikata i drugi primeri kojima ukazujemo poštovanje ili čast drugima. Razlog zbog koga ih ne bih organizovala kroz regularan sadržaj događaja, jeste taj što bez njih događaj svakako može da se realizuje. Naime, oni daju posebnu vrednost i kvalitet samom događaju, ali događaj bez njih apsolutno može da se realizuje. Naravno, izuzetak je ukoliko su oni jedini povod – cilj organizacije samog događaja.

Kada jasno definišete osnovne elemente svake organizacije i upravljanja događajem, imaćete stabilnu strukturu koja će vas voditi napred ka kreiranju posebnog osećaja u toku i nakon vašeg događaja.