Suradnja s dobavljačem ima ključnu ulogu u uspješnom poslovanju
Autor: Antonio Zrilić
U posljednje tri godine bili smo svjedoci pucanja lanaca opskrbe, koji su bili uvjetovani vanjskim faktorima (pandemijom i ratom u Ukrajini) te je bilo puno više „šaranja“ po dobavljačima jer se zbog nestašica materijala i proizvoda kompanije nisu mogle osloniti samo na jednog ili više (dosadašnjih) dobavljača već su bili prisiljeni često mijenjati dobavljače. To je bilo neminovno zbog održavanja kontinuiteta poslovanja. Međutim, ova situacija nameće pitanje koji su stvarni razlozi za prekid suradnje i kako to napraviti da što bolje zaštitite svoju kompaniju i njezino poslovanje. U svakom slučaju, prekid suradnje s dobavljačem zahtijeva pažljivo promišljanje, a odluka treba biti temeljena na analizi konkretnih situacija, uvjeta ugovora i dugoročnih ciljeva tvrtke.
Zašto?
Kao prvo treba vidjeti zašto prekinuti suradnju s dobavljačima pa u nastavku navodim nekoliko razloga koji mogu biti poticaj za prekid suradnje.
Izlazak iz posla
Ako dosadašnji dobavljač prestane s poslovanjem u dijelu u kojem ste do tada surađivali ili iz nekog razloga ne može ispunjavati svoje obveze, to može značiti ozbiljan rizik za vaš lanac opskrbe. U tom slučaju je najbolje da istražite moguće alternative i provjerite njihovu pouzdanost prije potpunog prekida suradnje. U svakom slučaju treba pregovarati o prijelaznim aranžmanima kako biste smanjili utjecaj prekida.
Cijene
Ako cijene od strane dobavljača postanu neodržive ili su značajno više u usporedbi s konkurencijom, može biti razumno razmotriti prekid suradnje. Prije petnaestak godina sam razgovarao s nekim kompanijama koje su razmatrale outsourcing proizvodnje nekih proizvoda u Kinu i rekli su da je jednostavno nemoguće odoljeti razlici u cijeni od 1 (kod kineskih dobavljača) prema 10 (u vlastitoj proizvodnji ili kod lokalnih dobavljača). Danas više nisu takve razlike i sada je puno teže donijeti odluku o prekidu suradnje zbog povećanja cijene. Preporuka je da pregovarate s dobavljačem o mogućnostima sniženja cijena i istražite druge dobavljače koji nude konkurentnije uvjete. U svakom slučaju, povećanje cijena može značiti da je dobavljač troškovno nekonkurentan pa svoju neefikasnost prevaljuje na kupce. To može biti znak da treba pozornije istražiti koji su razlozi povećanja cijena.
Kvaliteta proizvoda i usluga
U slučaju da primijetite značajno smanjenje kvalitete proizvoda ili usluga dobavljača, to može ugroziti vašu proizvodnju ili isporuku. Dobro je veoma jasno komunicirati očekivanja u vezi s kvalitetom proizvoda. Nije dovoljno samo prihvatiti nečije certifikate ili uzorke, nego treba otići u vizite i iz prve se ruke uvjeriti najprije kakva je kvaliteta procesa (jer kvalitetni procesi daju konzistentnu kvalitetu proizvoda). Tek onda treba pogledati i kakva je kvaliteta krajnjeg proizvoda, ali i kakvi su troškovi održavanja tih proizvoda u odnosu na proizvode drugih dobavljača. Naime, trošak nekog proizvoda ne sastoji se samo od njegove ulazne cijene, već i od ukupnog troška (Total Cost of Ownership) koji se sastoji od održavanja, servisiranja, škarta koji generira u daljnjim procesima itd. Ako se problemi nastave, istražite druge dobavljače s boljim reputacijama za kvalitetu.
Zastarjela tehnologija
Korištenje zastarjele tehnologije također je razlog za prekid suradnje, jer može rezultirati neefikasnim procesima i smanjenom konkurentskom prednosti. Ovisno od industrije, tehnologija može činiti razliku u efikasnosti i kvaliteti proizvoda pa ako je dobavljač zapeo u vremenu, onda bi bilo dobro razgovarati s njim o modernizaciji ili poboljšanju tehnologije. Ako nema spremnosti za promjenom, razmotrite druge dobavljače s modernijim pristupom.
Nepridržavanje rokova isporuke
Dobavljač redovito ne ispunjava dogovorene rokove isporuke, pa to može uzrokovati probleme u vašem lancu opskrbe, dovodeći do kašnjenja u proizvodnji ili isporuci.
Financijski problemi dobavljača
Ako dobavljač pokazuje znakove financijskih poteškoća, kao što su kašnjenje u plaćanjima ili financijski problemi, to može predstavljati rizik za vašu suradnju. Zapamtite – financijski problemi vašeg dobavljača uskoro postaju vaši problemi!
Loša komunikacija
Ako dobavljač ne održava redovitu i transparentnu komunikaciju (ne javlja se na telefone i e-mail poruke), može doći do problema u razumijevanju očekivanja, što može uzrokovati nesuglasice, konflikte i probleme u ostalim dijelovima međusobnog poslovanja.
Promjene u vlasništvu ili upravljanju dobavljača mogu donijeti nesigurnost u poslovanje i izazvati promjene u pristupu i kvaliteti usluga.
Kada?
Drugo važno pitanje kod raskida odnosa s dobavljačem je timing – vrijeme kada mu komunicirati odluku o tome da želite prekinuti suradnju, odnosno koliko je mudro i da li najaviti dobavljaču raskid ugovora prije nego nas na to ugovor obavezuje. Na primjer, u ugovoru piše da je potrebno najaviti mjesec dana ranije, a mi najavimo raskid tri mjeseca ranije.
U nekim je slučajevima moguće najaviti raskid ugovora i ranije. Primjerice, ako imate snažnu pregovaračku moć, na tržištu je lako pronaći alternativu i želite održati dobre odnose s dobavljačem, rana najava raskida može pokazati vašu otvorenost i omogućiti dobavljaču dodatno vrijeme za prilagodbu.
Ako želite očuvati pozitivan odnos s dobavljačem i izbjeći potencijalne nesuglasice, obavještavanje unaprijed može pridonijeti glatkom prelasku na drugog dobavljača.
Međutim, ako su razlozi za raskid hitni ili proizlaze iz nepoštivanja ugovornih obveza od strane dobavljača, može biti bolje slijediti uvjete ugovora kako biste zaštitili svoje interese.
Isto tako u slučaju da samo želite ojačati svoju pregovaračku poziciju u slučaju pregovora o nastavku suradnje, možete istražiti mogućnost ranije najave raskida kao dio pregovaračkog procesa. Iako u tom slučaju dobavljaču dajete više vremena da se pripremi za pregovore.
Po koju cijenu?
Ako je voda došla do grla i želimo pokazati određeni princip, je li pametno raskinuti ugovor s dobavljačem i po cijenu plaćanja penala? Raskidanje ugovora po cijenu plaćanja penala ima smisla ako dobavljač redovito ne ispunjava svoje ugovorne obveze, uključujući rokove isporuke, kvalitetu proizvoda ili usluga. U tim slučajevima razmatranje raskida uz plaćanje penala može biti opravdano kako biste očuvali kontinuitet poslovanja. Isto tako u slučaju da dobavljač pokazuje ozbiljne financijske poteškoće koje ugrožavaju njegovu sposobnost ispunjenja obveza prema vama, raskid ugovora uz plaćanje penala može biti preventivni korak kako biste smanjili rizik.
Postoje i strateški razlozi koji mogu opravdati prekid uz penale. Naime, ako tvrtka kreće u novom smjeru ili mijenja strategiju, može se dogoditi da trenutni dobavljači više nisu optimalni. U takvim situacijama, razmatranje raskida uz plaćanje penala može biti nužno za postizanje dugoročnih ciljeva i trošak penala uslijed prekida suradnje je zapravo dio investicije u novu strategiju.
Suradnja s dobavljačem ima ključnu ulogu u uspješnom poslovanju i to su mnoge kompanije iskusile iz prve ruke za vrijeme pandemije. Međutim, postoje situacije u kojima je prekid te suradnje nužan. Svojim klijentima uvijek preporučujem da budu oprezni kod prekida suradnje s dobavljačem jer ta akcija zahtijeva pažljivo promišljanje i analizu različitih faktora. Iz tog razloga treba dobro izvagati jesu li razlozi za prekid suradnje dovoljno uvjerljivi u usporedbi s mogućim troškovima, problemima i rizicima.
